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Termini e condizioni per gli espositori

 

INFO ORGANIZZATORE

  • L’evento Roma Modulare 2024, della durata di 2 giorni e accessibile esclusivamente ai possessori di biglietti validi, è organizzato da Milk Audio Store SRL, di seguito denominata “l’organizzatore”, con sede legale in Via Francesco Sabatini 10/12, 00135, Roma RM

L’EVENTO

  • La durata dell’evento e gli orari di apertura sono pubblicati sul sito web www.romamodulare.it.
  • Per l’allestimento e lo smontaggio degli stand, l’organizzatore garantisce l’accesso dalle 15:00 alle 20:00 del giorno precedente l’evento e la mattina successiva dalle 8:00 alle 10:00, ovvero 2 ore prima dell’apertura al pubblico alle 10:00. Lo stand deve essere smontato alla fine del secondo giorno dell’evento entro le 20:00, oppure il giorno successivo alla fine della fiera entro le 12:00.
  • A causa di circostanze eccezionali, l’organizzatore si riserva il diritto di cambiare il luogo, ricalendarizzare la data e modificare gli orari di apertura. In questi casi, l’accordo contrattuale rimarrà valido e non saranno accettate richieste di risarcimento danni o reclami.
  • La forza maggiore o altre circostanze impreviste che portano alla cancellazione dell’evento non costituiscono un motivo per recedere dal contratto o per richiedere un risarcimento.

TERMINI DI PAGAMENTO

  • Il pagamento per la partecipazione degli espositori sarà accettato esclusivamente tramite bonifico bancario. Qualsiasi tassa associata sarà a carico dell’espositore.
  • L’assegnazione dello spazio è confermata solo al momento del pagamento della quota, che deve essere effettuato quando l’organizzazione invia la documentazione per la firma e la fattura proforma. La fattura finale sarà emessa al ricevimento del pagamento.
  • Grazie al meccanismo del Sistema di Scambio di Informazioni sull’IVA (VIES), le imprese registrate nell’Unione Europea (UE) possono essere esentate dall’IVA quando acquistano beni o servizi da un altro paese dell’UE, a condizione che forniscano al fornitore un numero di identificazione IVA valido. Al contrario, le imprese extra-UE di solito non sono tenute a pagare l’IVA sulle transazioni all’interno dell’UE. La conformità ai requisiti del VIES è fondamentale per le imprese per determinare con precisione i propri obblighi IVA.
  • Gli espositori privati, sia dell’Unione Europea (UE) che di paesi non UE, possono essere tenuti a pagare l’IVA in base alle leggi fiscali del paese in cui si svolge l’evento. In Italia l’IVA è del 22%.

RITIRO

  • In caso di circostanze straordinarie che rendano impossibile l’adempimento del contratto, l’espositore può decidere di ritirarsi. Questi motivi devono essere comunicati tempestivamente all’organizzatore. L’organizzatore si riserva il diritto di trattenere il 100% della tariffa di affitto dello stand a titolo di risarcimento. Il rimborso sarà effettuato esclusivamente tramite bonifico bancario e tutte le spese applicabili saranno a carico dell’espositore che si ritira.

UTILIZZO DELLO SPAZIO ESPOSITIVO

  • L’organizzatore fornirà agli spazi espositivi collegamenti elettrici conformi ai codici di sicurezza, alle normative e agli standard antincendio. Nel caso di spazi di tipo TABLE, saranno disponibili collegamenti elettrici condivisi. Qualsiasi richiesta di aumento della capacità elettrica massima fornita deve essere valutata e calcolata separatamente, tenendo conto dei costi aggiuntivi che comporta. I partecipanti sono pregati di informare in anticipo gli organizzatori di eventuali esigenze specifiche, come la necessità di un tavolo o di sistemazioni per persone con disabilità o limitazioni fisiche. Le sedie non saranno fornite.
  • Nel caso in cui un espositore intenda progettare una configurazione personalizzata dello stand, è obbligatorio presentare e rispettare la dichiarazione di conformità ministeriale. 37/08 per tutta la durata della mostra. La mancata presentazione del suddetto certificato comporterà il rifiuto della configurazione dello stand da parte dell’organizzatore e l’espositore non avrà diritto ad alcun rimborso.
  • L’espositore è pienamente responsabile dell’allestimento dell’area a lui assegnata e deve assicurarsi che ciò non causi danni o lesioni agli altri espositori, a Roma Modulare o ai visitatori della fiera. Spetta all’espositore compiere tutte le azioni necessarie per allestire la propria area designata e garantire il corretto funzionamento degli strumenti esposti.
  • L’espositore è l’unico responsabile dell’allestimento, che deve essere effettuato all’interno dello spazio designato. È severamente vietato l’uso di oggetti sospesi, materiale pirotecnico o esplosivo.
  • È obbligatorio l’utilizzo esclusivo di materiali conformi alle normative europee vigenti in materia di sicurezza antincendio. L’espositore è responsabile del proprio materiale esposto e di eventuali danni o lesioni causati a persone o strutture.
  • È severamente vietato offrire, gratuitamente o a pagamento, una parte o la totalità dello spazio assegnato a terzi. Gli stand acquistati sono destinati esclusivamente all’esposizione di marchi che sono stati precedentemente approvati dall’organizzatore secondo i termini del presente contratto. Eventuali modalità espositive alternative, al di fuori delle disposizioni specificate nel presente contratto, devono essere concordate in anticipo con l’organizzatore.
  • La posizione degli spazi espositivi è soggetta all’insindacabile giudizio dell’organizzatore.
  • È severamente vietato esporre o introdurre in Roma Modulare materiali, attrezzature o oggetti non conformi al Decreto Presidenziale. n° 547 del 27-4-1955 (regolamento per la prevenzione degli infortuni sul lavoro) e il Decreto Legislativo 81/08 Titolo IV capitolo. II (regolamenti sulla salute e la sicurezza sul posto di lavoro).
  • Gli espositori stranieri (e, se necessario, anche quelli italiani) devono gestire a proprie spese le procedure doganali e le dichiarazioni alle autorità competenti. Devono essere in possesso dei documenti necessari per tutta la durata dell’esposizione per poter effettuare eventuali controlli. L’organizzatore non si assume alcuna responsabilità al riguardo.
  • L’espositore è responsabile della salvaguardia dei propri prodotti e della pulizia dell’area espositiva assegnata.

FOTO E VIDEO

  • L’organizzatore scatterà fotografie e video durante l’intero evento. Partecipando all’evento, l’espositore concede all’organizzatore il permesso di utilizzare i suddetti materiali, loghi e marchi esclusivamente per scopi promozionali prima, durante e dopo l’esposizione. L’organizzatore non sarà responsabile di eventuali riproduzioni o pubblicazioni non autorizzate dei prodotti e dei luoghi esposti.

VENDITE

  • Durante l’evento è vietata la vendita diretta all’interno della fiera. L’organizzatore ha il diritto di effettuare controlli e può chiudere immediatamente lo stand in caso di violazione delle regole. L’espositore non ha il diritto di chiedere un risarcimento in questi casi. L’espositore può accettare pre-ordini e offrire sconti speciali per la fiera nel suo negozio online.

VISITATORI

  • L’organizzatore non si assume alcuna responsabilità per eventuali danni, intenzionali o accidentali, causati ai partecipanti o ai beni esposti durante la mostra.
  • L’espositore si assume la piena responsabilità legale per eventuali danni a persone o cose causati dai materiali esposti, nonché da qualsiasi atto o azione compiuta dall’espositore, dai suoi rappresentanti o collaboratori.
  • Gli espositori interessati a partecipare all’evento sono tenuti a compilare tutte le sezioni del modulo di ammissione inviato via e-mail. Il modulo deve essere approvato da un rappresentante legale dell’azienda e accompagnato dalla prova di pagamento dell’importo specificato. Una volta accettata dall’organizzatore, la richiesta di ammissione diventa un impegno contrattuale vincolante. In caso di mancata partecipazione, l’espositore non ha diritto ad alcun rimborso.
  • L’organizzatore si riserva il diritto insindacabile di non accettare il modulo di ammissione senza dover fornire motivazioni. In questo caso, l’importo dell’ammissione sarà rimborsato.
  • Gli espositori devono comunicare per iscritto i nomi dei loro rappresentanti e collaboratori che parteciperanno alla fiera per conto dell’azienda, compilando il modulo inviato via e-mail dall’organizzatore.

DIVIETI E RESTRIZIONI

  • È assolutamente vietato:
  1. utilizzare trapani, chiodi e viti sugli stand, sul pavimento o sulle pareti che ospitano gli stand o il quartiere fieristico;
  2. modificare in qualsiasi modo il supporto fornito;
  3. esporre prodotti o marchi che non sono stati accettati;
  4. utilizzare qualsiasi tipo di macchinario non conforme alle norme di salute e sicurezza pubblica;
  5. circolare o parcheggiare veicoli all’interno dell’esposizione durante la fase di allestimento e disallestimento, tranne che nelle aree espressamente indicate dall’organizzatore;
  6. accendere fuochi o utilizzare materiali esplosivi;
  7. utilizzare prodotti maleodoranti;
  8. esporre materiale promozionale che possa offendere il comune senso del decoro;
  9. introdurre o rimuovere materiale durante il corso

PUBBLICITÀ

  • Le attività promozionali, compresa la pubblicità e la distribuzione di materiale promozionale, sono limitate all’area assegnata all’espositore. Tuttavia, l’organizzatore può offrire assistenza per le attività promozionali su richiesta. Le richieste di informazioni sulle promozioni in programma devono essere inviate via e-mail a Roma Modulare e l’organizzatore ne valuterà la fattibilità e le condizioni. È importante notare che la decisione finale sull’attuazione della promozione desiderata spetta esclusivamente all’organizzatore.
  • Ogni dimostrazione effettuata con materiale protetto da copyright deve essere accompagnata da permessi rilasciati dagli uffici qualificati S.I.A.E. di Roma. In questo caso, l’espositore dovrà fornire all’organizzatore la documentazione necessaria prima di accedere alla fiera e sarà responsabile del pagamento di eventuali multe in caso di violazione. Fare riferimento a:

SIAE. Società Italiana degli Autori ed Editori.

Sede Interregionale di Roma

Viale Cortina d’Ampezzo, 47 – 00135 Roma, Italia

Tel. +39 06 86661409 – Email a romacassia@mandatarie.siae.it

Web www.siae.it

SORVEGLIANZA-ASSICURAZIONE

  • L’organizzatore fornisce un servizio di sorveglianza notturna volto a prevenire furti e danni, gestito da un’azienda specializzata.
  • È in fase di definizione una quota (oltre al costo di partecipazione) che attiva una polizza assicurativa contro furti, incendi e danni al materiale esposto durante le ore di chiusura dell’evento.
  • Gli espositori sono responsabili della custodia e della sorveglianza delle aree espositive e del materiale esposto durante gli orari di apertura, nonché durante l’allestimento e lo smontaggio.
  • L’espositore è pienamente responsabile legalmente per qualsiasi danno causato a terzi o alle strutture a causa della sua negligenza.
  • L’organizzatore non si assume alcuna responsabilità per i rapporti tra fornitori ed espositori, così come per la sicurezza e la protezione di merci, prodotti, espositori o qualsiasi altro oggetto.

MODIFICHE E CANCELLAZIONI

  • L’organizzatore ha il pieno diritto di modificare la data, l’ora e il luogo dell’evento, senza alcun obbligo nei confronti degli espositori (Articolo 4). Inoltre, l’organizzatore si riserva il diritto di cancellare l’evento. In tal caso, l’organizzatore rimborserà solo la quota di partecipazione versata dal contraente. Si prega di notare che i costi di hotel, volo e altri costi sostenuti non saranno rimborsati.
  • Per mantenere la reputazione e gli elevati standard della mostra, l’organizzatore non accetta l’ammissione all’evento di persone o organizzazioni coinvolte in procedimenti legali penali, civili o commerciali in corso.
  • I documenti inviati via e-mail, tra cui il listino prezzi, l’elenco dei pass e i dati degli espositori, sono considerati parte integrante del presente contratto.
  • La distribuzione degli spazi espositivi è interamente a discrezione dell’organizzatore, che assegnerà gli spazi in base ai seguenti criteri:
  1. Priorità della richiesta di ammissione
  2. Pagamento dell’importo richiesto
  3. Data di presentazione della domanda di ammissione
  4. Precedenti partecipazioni dell’espositore a edizioni precedenti dell’evento.
  5. Disponibilità di spazio

Le richieste degli espositori presentate al momento dell’invio del modulo di ammissione sono da considerarsi indicative e non vincolanti per l’organizzatore.

 

ADDENDUM COVID-19

  • In caso di cancellazione o limitazione del servizio a causa di circostanze impreviste al di fuori del nostro controllo, come ad esempio la pandemia COVID-19, l’espositore riceverà un buono pari all’importo pagato, che potrà essere utilizzato per l’edizione successiva dell’evento. Il buono rimane valido per un periodo di due anni dalla data di emissione.

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